2　文書は、正確に、やさしく、解りやすくすることを基本方針として、作成しなければならない。

3　文書の収受、起案、決裁、保管等の事務の処理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

2　課長は、必要と認めるときは、文書取扱主任の補助者を置くことができる。

3　文書取扱主任は、その課における次に掲げる事務を掌握する。

2　前項の規定は、毛呂山町事務決裁規則(平成元年毛呂山町規則第14号)の適用を妨げない。

2　2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も深い課に配付するものとし、配付すべき課が明らかでないときは、総務課長がその関係のある課長と協議して配付すべき課を定めるものとする。

3　収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書は、文書管理システムに登録又は収受した文書上に収受日付印(様式第2号)のほか、収受時間、取扱者名を明記する。

4　料金の未納又は不足の文書については、官公署から発送した文書及び総務課長が必要と認める文書に限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

2　主務課において受信した電子文書は、文書管理システムへの登録処理を行い、次条第1項の規定による文書の処理を行うものとする。

3　受信した電子文書が軽易であると課長が認めるときは、第9条及び次条第1項に規定する文書の処理を省略することができる。

2　回答、報告、指令等収受文書に基づいて作成する文書は、文書管理システムにて採番する。

2　前項の番号は、種別ごとに毎年1月これを起こすものとする。

2　経由の文書は、文書管理システムに入力又は文書経由簿(様式第4号)に所要事項を記入し処理する。

2　前項の規定により処理したときは、担当した職員は、送受信した内容を記録し、速やかに課長に報告しなければならない。

2　合議を受けたものが合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、なお、調整が整わないときは、意見を付しておかなければならない。

2　起案文書の内容について重要な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

3　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、所要の措置をとり、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

4　起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行なわれ、又は廃案になつたときは、主務課長は、回議又は合議済の関係課の長にその旨を通知しなければならない。

2　浄書した文書は、決裁文書の処理案と校合し、当該案文と相違ないことを確認した後、当該決裁文書の所定の欄に、それぞれ当該浄書又は校合した者が特定できる情報を記載をしなければならない。

2　庁内文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、職名、氏名、電話番号及び電子メールアドレスを記載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する文書は、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印の押印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をするものとする。

2　起案者は、文書を発送したときは、文書管理システムへの入力又は起案用紙の所定の欄に施行年月日を記入しなければならない。

3　郵送した文書は、郵便切手の出納を明確にするため、郵便切手受払簿(様式第6号)に記入しなければならない。

2　前項の規定により文書を発送する場合(ファクシミリにより発送する場合を除く。)には、当該文書に、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項の電子署名を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第24条第2項に規定する文書にあつては、この限りでない。

2　前項の文書の保存年限は、法令の定め、文書の効力、利用度及び資料価値等を考慮して設定しなければならない。

3　20年保存と設定された文書は、20年が経過した時点で検討を行い、必要があれば保存期間を延長することができる。

4　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

2　常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

3　各課は、常用文書の存在を確認するために、文書ファイル管理簿(様式第7号)に記載し、総務課に提出しなければならない。

2　ファイルには次に掲げる事項を明示する。

3　文書分類番号は、別に定める文書分類表の大分類、中分類、小分類及び細分類を記載するものとする。

2　文書目録は、原則として3年保存以上のファイルについて作成する。

3　文書目録には、第27条第2項に記載の項目を記入する。

4　文書目録には、ファイルに新たな文書が追加されるごとに、その文書の右上に通し番号を記入して、文書目録に番号及び文書名を順次記入する。

5　文書目録は、ファイルの大きさ、形状等によりこの文書目録を当該ファイルに追加することができない場合は、文書取扱主任と協議するものとする。

6　文書目録は、4半期ごと又は総務課の指示があつたときに、その写しを総務課へ提出する。

2　事案が2年以上にわたる文書については、完結した年又は年度に帰する文書として編さんする。

3　保存年限が異なる文書を同一のファイルで管理する場合は、保存年限が長い文書の年限で管理することとし、紙で残す必要がある場合には、保存書庫の効率的な利用のために20年保存だけは分冊するなどの工夫をすることとする。

4　保存年限が10年及び20年等の長期保存の必要のあるファイルについては、厚さが6から8センチメートルを基準とし、これを超える場合は分冊し、長期間の保存に耐え得るものにすることとする。

5　文書に添付された調査書類、図面等で当該ファイルに編さんすることが困難なものは、袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係ファイルにはその旨記載するものとする。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管、閲覧の管理を行う。

3　常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

2　文書の移し換え作業は、次に定めるところにより行うものとする。

3　10年及び20年保存文書は、総務課に移管し、文書管理システムで引き継ぎ又は保存書庫に収納して、文書の引き継ぎを行う。

2　保存文書を保存書庫から持ち出す場合は、保存文書を所管する担当課の確認を得た後に、総務課に備え付けの保存文書持出簿(様式第11号)に所要事項を記入しなければならない。

3　前項における保存文書の利用期間は、原則として1週間以内とする。

4　保存書庫から持ち出した保存文書を返却する場合は、保存文書持出簿に返却日を記入の上、総務課の確認を受けた後に保存文書を元の位置に収納する。

2　文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。

3　廃棄対象文書は、文書管理システムの廃棄登録、焼却、裁断等適切な方法で処分するものとする。

1　この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の文書規程の規定により、作成されている様式及び分類は、この規程の各相当規定によつて作成されたものとみなし、なお、当分の間、これらの様式を使用することができるものとする。

この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の毛呂山町文書規程は、平成12年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成13年9月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。