○毛呂山町職員旧姓使用取扱規程
令和2年3月30日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書、呼称等(以下「文書等」という。)に使用することに関し必要な事項を定めるものとする。
(旧姓の使用)
第2条 職員は、町長の承認を受けて、法律、条例等の規定に反するおそれのない専ら職員間で使用している文書等で、職務遂行上又は事務処理上誤解又は混乱を招くおそれのないものにおいて、旧姓を使用することができる。
2 前項の旧姓の使用は、あらかじめ町長の承認を受けなければならない。
(承認の申請)
第4条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)を、所属長を経て総務課長に提出し、町長の承認を得なければならない。
2 旧姓使用承認申請書は、毛呂山町職員服務規程(昭和56年毛呂山町訓令第3号)第7条に規定する履歴事項変更届とともに提出するものとする。ただし、町長が適当と認めた場合は、この限りでない。
(承認の通知)
第5条 町長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経て当該職員に通知するものとする。
(承認の取消し)
第6条 町長は、旧姓の使用により職務遂行上又は事務処理上支障が生じていると認めるときは、当該職員に係る旧姓の使用の承認を取り消すことができる。
(旧姓使用の中止)
第7条 旧姓を使用している職員は、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第4号)を、所属長を経て総務課長に提出しなければならない。
(責務)
第8条 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たり、町民等に対して誤解又は混乱を生じさせないよう努めなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用を図るよう努めなければならない。
(旧姓使用者台帳)
第9条 総務課長は、職員の旧姓の使用に関し、適切な管理及び運用を図るため、旧姓使用者台帳(様式第5号)を備えておくものとする。
(他団体に派遣した職員への取扱い)
第10条 他団体に派遣した職員の当該団体における旧姓の使用については、当該団体の取扱いによるものとする。
(その他)
第11条 この規程に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができる文書等の基準及びその例
基準 | 主な文書等 |
1 単に氏名が記載されているもの及び対外的にも使用されるが法令上特別な効果を生じさせるおそれがないもの | ・職員名簿、職務分担表 ・名札、名刺 ・回覧用紙 ・職場での呼称 ・グループウェアの氏名 |
2 専ら組織の内部で使用している文書等で、職員の同一性が容易に確認できるもの | ・起案者の氏名及び押印 ・決裁者、供覧者の押印(経費執行伺書、支出命令票等も可能) ・復命書 |
3 職員の権利及び義務に関する文書等(給与等の支払の根拠となるもの)のうち、職員の同一性が容易に確認でき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのないもの | ・休暇簿 ・出張命令簿 ・時間外(休日)勤務命令簿、特殊勤務命令簿 ・週休日(休日)の振替簿 ・育児休業承認請求書、部分休業承認請求書 ・特別休暇願 ・職務専念義務免除願 ・営利企業等従事許可願 ・債権者登録申請書 ・旅費の請求書、領収書及び精算書 |
4 その他 | ・各所属長が、職務遂行上又は事務処理上誤解又は混乱を生じさせるおそれがないと認めるもの |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができない文書等の基準及びその例
基準 | 主な文書等 |
1 公権力の行使に関するもの | ・立入検査、徴税、許可認可、年金の給付決定その他の行政行為に関する文書 ・その他職員の身分に基づいて行う行政行為に関する文書 |
2 給与の支給事務で税金の源泉徴収との整合性を図る必要があるもの | ・給与支給等に関する書類 |
3 身分に関する文書等 | ・身分証明証、徴税吏員証、出納員証その他の身分を証明する証票 ・宣誓書 ・辞令 ・退職願 ・人事記録 ・共済組合関係書類(組合員証を含む。) ・公務災害関係文書 ・事故報告書 ・休職関係書類 ・処分関係書類 |
4 法令等により認められていないもの | ・給与の源泉徴収票 |
5 その他 | ・各所属長が、職務遂行上又は事務処理上誤解又は混乱を生じさせるおそれがあると認めるもの |
