○毛呂山町Web会議等開催規程
令和5年1月30日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、本町が主催となってWeb会議の方法により実施する会議等の運用について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 「Web会議等」とは、会議等の参加メンバーの全部又は一部が、インターネットを通じて相互に映像及び音声の送受信、資料の共有等を行う方法により開催する会議、研修、講座、相談業務等をいう。
(利用可能なソフトウェア)
第3条 本町が主催となって実施するWeb会議等において使用するソフトウェア(以下「ソフトウェア」という。)は、本町がライセンス(当該ソフトウェアに係る使用許諾契約により認められた当該ソフトウェアを使用する権利をいう。以下同じ。)を有するものに限り、企画財政課長が別に定める。
(ソフトウェアライセンスの管理)
第4条 ソフトウェアのライセンス管理及び利用の承認は、企画財政課長が行う。
2 企画財政課長は、前項の申請を受けたときは、情報セキュリティの確保の観点から必要に応じて調査等を行い、承認等について申請者に通知する。
(日程管理)
第6条 承認されたWeb会議等のソフトウェアにおける日程等の設定及び管理は企画財政課が行う。
(招待手続)
第7条 主催課等においては、当該承認に係るWeb会議等の参加メンバーに対し、Web会議等の参加に必要な事務手続を行う。
2 主催課等においては、Web会議等の参加メンバーが当該Web会議等に参加するために必要な電子メール(以下「招待メール」という。)を参加メンバーに送信するときは、次の各号に掲げる事項を招待メールに記載する。
(1) 主催課等の責任者氏名及び電子メールのメールアドレス
(2) Web会議等の名称
(3) Web会議等の開催日時
(4) Web会議等開催に使用するソフトウェアの名称
(5) Web会議等参加に使用する招待URL及びID、パスワード
(6) Web会議等の参加メンバー数
3 招待メールを庁内情報ネットワーク外に送信する場合は、メールアドレスの確認等情報漏えいを回避するために必要な措置を講じなければならない。
附則
この訓令は、令和5年2月1日から施行する。
