○毛呂山町戸籍情報システムに係る保護管理規程
平成11年11月4日
訓令第7号
(目的)
第1条 この規程は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの管理及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気情報をいう。
(2) ファイル 磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。以下同じ。)に記録されている戸籍データをいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント 戸籍情報システムの設計、プログラム説明、操作手引、コード一覧表に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者)
第4条 戸籍データ、ファイル、出力帳票、ドキュメント及び戸籍情報システムのプログラムを適正に管理し、その保護に万全を期するため、住民課に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、住民課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データは、定期的に、又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムを定期的に、又は随時に点検を行い、必要に応じて適正な措置を講じなければならない。
(ファイル及び出力帳票の管理)
第6条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票の管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性金庫に保管する等の措置をとること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) ファイル及び出力帳票を廃棄する場合は、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出そうとする者は、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、常に磁気記録の保全及び保護に留意しなければならない。
(パスワード)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に、又は随時にパスワードの更新を行わなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に漏らしてはならない。
(操作教育)
第11条 保護管理者は、戸籍事務を担当する職員に対し、戸籍情報システムの適正な操作について、必要な指導及び教育を行うものとする。
附則
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。