○毛呂山町公文例規程
平成6年3月25日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、町議会の議決を経て制定し、町長が公布するもの
イ 規則 地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、町長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 町長が、町議会の議決を経なければならない事件について、町議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、町長が町議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 町長が、下級機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 上級機関が、下級機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体若しくは下級機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不認可等の処分をし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 争訟文書 補正命令書、弁明書の提出要求書、弁明書、裁決書等の行政不服審査法(平成26年法律第68号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する書面
(5) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対し、答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の行為をすること、又はしないことを勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語及び文体については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語はなるべく用いず、わかりやすい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考慮した言葉及び表現を用いること。
(7) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(8) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(9) 内容に応じ、箇条書きの方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
3 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(形式)
第4条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成15年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年訓令第8号)
この訓令は、平成18年11月6日から施行する。
附則(平成28年訓令第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
