○毛呂山町文書規程

昭和61年4月1日

訓令第6号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の取り扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

2 文書は、正確に、やさしく、解りやすくすることを基本方針として、作成しなければならない。

(課長の職責)

第3条 課長及び課長に相当する組織の長(以下「課長」という。)は、常に所属の職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 本庁の課、室及び出先機関の所及び館に文書取扱主任を置き、課の庶務を担当する係長をもつて充てる。

2 課長は、必要と認めるときは、文書取扱主任の補助者を置くことができる。

3 文書取扱主任は、その課における次に掲げる事務を掌握する。

(1) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(3) その他文書の取扱いについて、必要な事項に関すること。

(文書処理の年度)

第5条 文書は、別に定めがある場合を除き、会計年度により処理する。

(文書発表の制限)

第6条 文書は上司の許可なくしてみだりにこれを他人に示し、謄写又は貸与してはならない。

(文書処理の順序)

第7条 文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に供覧又は決裁を受けなければならない。

(総務課における受領等)

第8条 総務課に到達した文書の受領及び配付は、次に定めるところによるものとする。

(1) 文書は、配付先の明らかでないものを除き、開封しないで文書配付棚を通じて主務課に配付する。

(2) 電報、書留郵便物及び配達記録郵便物は、開封しないで特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入し、主務課に配付し受領印を徴する。

2 2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も深い課に配付するものとし、配付すべき課が明らかでないときは、総務課長がその関係のある課長と協議して配付すべき課を定めるものとする。

3 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書は、収受日付印(様式第2号)のほかに収受時間を明記し、かつ、取扱者の認印を押印する。

4 料金の未納又は不足の文書については、官公署から発送した文書及び総務課長が必要と認める文書に限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

(主務課における収受)

第9条 主務課に配付された文書及び主務課に直接到達した文書(第11条の2の規定により受信した電子文書を除く。)は、開封し、当該文書の余白に収受日付印を押すものとする。ただし、刊行物、ポスターその他これらに類する文書は、収受日付印の押印を省略することができる。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第10条 勤務時間外に到達した文書は、日直者を経て総務課が受領する。

(文書の転送及び返付)

第11条 配付を受けた文書又は到達した文書の中に、その所管に属さない文書があつたときは、次に定めるところにより転送し、又は返付するものとする。

(1) 主務課が明らかな文書は、直ちに主務課に転送するものとする。

(2) 主務課が明らかでない文書は、直ちに総務課に返付するものとする。

(電子文書の受信等)

第11条の2 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。

2 主務課において受信した電子文書は、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3 前項の規定により電子文書の内容が記録された紙は、配付され、又は到達した文書とみなし、第9条及び次条第1項の規定による文書の処理を行うものとする。

4 受信した電子文書が軽易であると課長が認めるときは、第2項第9条及び次条第1項に規定する文書の処理を省略することができる。

(収受、配付又は発送の文書の文書番号)

第12条 担当者は、第9条の規定により文書を収受したときは、文書収受発送件名簿(様式第3号)に必要事項を記入し、次の各号の定めるところによつて文書番号を付し、これを課長に供覧し、必要な指示を受けなければならない。ただし、単なる資料、ポスター等軽易なものであらかじめ主務課の課長が指示したものについては、本文の手続の全部又は一部を省略することができる。

(1) 文書番号は、記号及び番号に分け、その表示の形式は、「記号第○○号」とする。

(2) 記号は、各課ごとに付する。この場合の各課の記号は、町名の頭文字及び所管課名の頭文字を組合わせて用いる。

(3) 文書番号は、毎年4月1日から翌年3月31日までの一貫番号とする。

2 回答、報告、指令等収受文書に基づいて作成する文書は、文書収受発送件名簿に必要事項を記入し、文書番号は、当該収受文書に付してある文書番号の2とすることができる。

(例規等の番号)

第12条の2 総務課に法規及び告示の番号簿並びに議案番号簿を備え、その種別ごとに必要事項を記載しなければならない。

2 前項の番号は、種別ごとに毎年1月これを起こすものとする。

(収受文書の処理)

第13条 課長は、第12条の文書(以下「収受文書」という。)の配布を受けたときは、毛呂山町事務決裁規則によつて専決できるものを除き、副町長又は町長の検閲を受けた後、自ら処理する必要があると認める以外は、閲覧後ただちに主務係長に処理させるものとする。

2 経由の文書は、文書経由簿(様式第4号)に所要事項を記入し処理する。

(起案)

第14条 起案は、起案用紙(様式第5号)を用いて行い、次に掲げる要領により作成するものとする。ただし、照会等に係る起案については、当該文書の余白により処理することができる。

(1) 用字、用語、文体及び書式は、毛呂山町公文例規程(平成6年毛呂山町訓令第1号)の定めるところによる。

(2) 起案にあたつては、件名、伺い事項その他所定の事項を記入し、回議をしなければならない。

(3) 特別の取扱いをするものに、「秘」、「重要」、「至急」、「議案」、「例規」等を表し、特に期限のあるものは当該期限、その他の事項を記入するものとする。

(4) 文書の文案は、一件ごとに作成する。

(5) 起案にあたつては、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。ただし、定例又は軽易なものにあつては、この限りでない。

(起案の特例)

第14条の2 前条の規定にかかわらず、電気通信回線を利用して受信した問い合わせ、照会等のうち、窓口又は電話での問い合わせと同程度の内容のものについては、即時に回答することができるものとする。

2 前項の規定により処理したときは、担当した職員は、送受信した内容を出力し、紙に記録し、速やかに課長に報告しなければならない。

(回議)

第15条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。

(合議)

第16条 起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。

2 合議を受けたものが合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、なお、調整が整わないときは、意見を付しておかなければならない。

(回議及び合議に当たつての注意すべき事項)

第17条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 起案文書の内容について重要な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

3 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、封筒又は書類袋等に入れその内容が他に漏れないようにしなければならない。

4 起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行なわれ、又は廃案になつたときは、主務課長は、回議又は合議済の関係課の長にその旨を通知しなければならない。

(決裁年月日)

第18条 起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案文書の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(決裁文書の処理)

第19条 前条の規定による手続を終わつた文書(以下「決裁文書」という。)はその内容が発送を要するものは、主務課において、浄書し、校合しなければならない。

2 浄書した文書は、決裁文書の処理案と校合し、当該案文と相違ないことを確認した後、当該決裁文書の浄書及び校合欄に、それぞれ当該浄書又は校合した者が認印しなければならない。

(例規、条例等の編さん)

第20条 総務課においては、条例、規則、告示、訓令及び通達等の謄本を編さんしなければならない。

(処理未済文書)

第21条 処理未済の文書は、主務課において一定の書箱に格納し、つねにその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(非常持出)

第22条 重要な書類は、その収納する箱に「非常持出」と朱書し、明示しておかなければならない。

(文書の発信者名等)

第23条 文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容によつて副町長名、課長名又は町名を用いることができる。

2 庁内文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、職名、氏名、電話番号及び電子メールアドレスを記載するものとする。

(公印の押印等)

第24条 発送する文書は、毛呂山町公印規程(昭和39年毛呂山町訓令第4号)の定めるところにより、当該決裁文書に添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する文書は、公印の押印を省略することができる。

(1) 庁内に発する文書

(2) 照会、回答、通知、報告及び依頼の文書でその内容が軽易なもの

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

3 前項の規定により公印の押印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をするものとする。

(文書の発送)

第24条の2 文書の発送は、主務課において行う。

2 起案者は、文書を発送したときは、起案用紙の所定の欄に施行年月日を記入しなければならない。

3 郵送した文書は、郵便切手の出納を明確にするため、郵便切手受払簿(様式第6号)に記入しなければならない。

(電気通信回線を利用した文書の発送)

第24条の3 文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。

2 前項の規定により文書を発送する場合(ファクシミリにより発送する場合を除く。)には、当該文書に、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項の電子署名を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第24条第2項に規定する文書にあつては、この限りでない。

(保存年限)

第25条 文書の保存年限の区分は、法令等により保存期間の定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 20年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

2 前項の文書の保存年限は、法令の定め、文書の効力、利用度及び資料価値等を考慮して設定しなければならない。

3 20年保存と設定された文書は、20年が経過した時点で検討を行い、必要があれば保存期間を延長することができる。

4 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(常用文書)

第26条 主管課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。

2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

(1) 通年文書

(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊

3 各課は、常用文書の存在を確認するために、文書管理台帳(様式第7号)に記載し、総務課に文書管理台帳を提出しなければならない。

(文書の整理)

第27条 文書の整理は、簿冊により行う。

2 簿冊には、背表紙及び表紙(様式第8号)に次に掲げる事項を記入又は貼付する。

(1) 作成年度

(2) 簿冊名

(3) 文書分類番号

(4) 保存年限

(5) 保存満了年度

3 文書分類番号は、別に定める文書分類表の大分類、中分類及び小分類を記載するものとする。

(文書分類表の変更)

第28条 各課は文書分類表に変更が生じたときは、速やかに検討し、文書分類表変更届(様式第9号)を総務課に提出しなければならない。

(目次の作成)

第29条 簿冊には、とじ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の最初の頁に目次(様式第10号)を添付する。

2 目次は、原則として3年保存以上の簿冊について作成する。

3 目次には、課名、文書分類番号、作成年度、保存満了年度、保存年限、簿冊名等を記入する。

4 目次には、簿冊に新たな文書が綴られるごとに、その文書の右上に通し番号を記入して、目次に番号及び文書名を順次記入する。

5 目次は、簿冊の大きさ、形状等によりこの目次を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任と協議するものとする。

6 目次は、4半期ごと又は総務課の指示があつたときに、その写しを総務課へ提出する。

(簿冊の編さん)

第30条 簿冊への文書の編さん方法は、毎件施行の順に整理し、最終文書が最下位となるように編さんするものとする。

2 事案が2年以上にわたる文書については、完結した年又は年度に帰する文書として編さんする。

3 保存年限が異なる文書を同一の簿冊等に綴る場合は、保存書庫の効率的な利用のために20年保存だけは分冊するなどの工夫をすることとする。

4 保存年限が10年及び20年等の長期保存の必要のある簿冊については、厚さが6から8センチメートルを基準とし、これを超える場合は分冊し、長期間の保存に耐え得るものにすることとする。

5 文書に添付された調査書類、図面等で当該簿冊に編さんすることが困難なものは、袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にはその旨記載するものとする。

(文書の保管)

第31条 文書の保管は、文書取扱主任のもと、各主務課において行うものとする。

2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管、閲覧の管理を行う。

3 常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

(文書の移し換え及び引き継ぎ)

第32条 各主務課は、保管期間の経過した文書のうち、保存年限が満了していない3年及び5年保存文書について保存書庫に収納する。

2 文書の移し換え作業は、次に定めるところにより行うものとする。

(1) 職員は、文書取扱主任の保管している文書管理台帳の写しの中から、保管期間が経過し、保存年限が3年以上の文書(以下「保存対象文書」という。)を文書取扱主任に提出する。

(2) 文書取扱主任は、職員から提出を受けた文書管理台帳の写しの内容を確認し、総務課に提出する。

(3) 総務課は、文書取扱主任から提出された文書管理台帳の写しの内容を確認し、文書取扱主任に対し、保存書庫の課等別に割り振られた場所に保存対象文書を配置するように指示を行う。

(4) 文書取扱主任は、職員に指示し、割り振られた場所に保存対象文書を配置させるものとする。

(5) 総務課は、文書管理台帳の原本及び文書取扱主任から提出された文書管理台帳の写しに受領印を押印し、文書管理台帳の原本を保管し、写しを文書取扱主任に返却する。

(6) 文書取扱主任は、総務課から返却された文書管理台帳の写しを保管する。

3 10年及び20年保存文書は、総務課に移管し、保存書庫に収納して、文書の引き継ぎを行う。

(文書の保存)

第33条 文書の保存の担当は、次に掲げるとおりとし、それぞれの文書の保存年限にしたがつて保存期間が満了するまで保存するものとする。

(1) 10年及び20年保存の文書 総務課

(2) その他の保存年限の文書 各主務課

(保存書庫の管理)

第34条 保存書庫は、総務課において保守、点検、鍵の管理等を行う。

(保存文書の利用)

第35条 保存文書の保存書庫を利用する場合は、当該課の文書取扱主任の許可を得た後に、総務課において鍵を借用し保存書庫に入り、文書の探し出しを行う。

2 保存文書を保存書庫から持ち出す場合は、保存文書を所管する担当課の確認を得た後に、総務課に備え付けの保存文書持出簿(様式第11号)に所要事項を記入しなければならない。

3 前項における保存文書の利用期間は、原則として1週間以内とする。

4 保存書庫から持ち出した保存文書を返却する場合は、保存文書持出簿に返却日を記入の上、総務課の確認を受けた後に保存文書を元の位置に収納する。

(保存文書の廃棄)

第36条 保存年限満了文書の廃棄の担当は次に掲げるとおりとし、文書の廃棄を行う。

(1) 各課における保管文書 各課の担当者及び文書取扱主任

(2) 保存文書 各課及び総務課

2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 各課の職員は、保存期間が満了した簿冊等で廃棄するものを取りまとめ、文書取扱主任の保管している文書管理台帳の写しの廃棄年月日欄に廃棄年月日を朱書きし、文書取扱主任に提出する。

(2) 文書取扱主任は、文書管理台帳の写しを総務課に提出する。

(3) 総務課は、提出のあつた文書管理台帳の写しを確認し、総務課の保管している文書管理台帳に廃棄年月日を転記した後に文書取扱主任に返却する。

(4) 文書取扱主任は、文書管理台帳の写しを保管する。

3 廃棄対象文書は、焼却、裁断等適切な方法で処分するものとする。

(委任)

第37条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

2 この訓令施行の際、改正前の文書規程の規定により、作成されている様式及び分類は、この規程の各相当規定によつて作成されたものとみなし、なお、当分の間、これらの様式を使用することができるものとする。

附 則(昭和63年訓令第1号)

この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

附 則(平成2年訓令第8号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成4年訓令第2号)

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

附 則(平成5年訓令第4号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成6年訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成7年訓令第4号)

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第4号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成9年訓令第2号)

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令第2号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の毛呂山町文書規程は、平成12年4月1日から適用する。

附 則(平成13年訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成13年訓令第8号)

この訓令は、平成13年9月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令第1号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成17年訓令第8号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令第3号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第5号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

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毛呂山町文書規程

昭和61年4月1日 訓令第6号

(平成25年4月1日施行)

体系情報
第3編 一般行政/第2章
沿革情報
昭和61年4月1日 訓令第6号
昭和63年4月1日 訓令第1号
平成2年9月28日 訓令第8号
平成4年4月1日 訓令第2号
平成5年3月24日 訓令第4号
平成6年4月25日 訓令第10号
平成7年3月23日 訓令第4号
平成8年3月26日 訓令第4号
平成9年3月13日 訓令第2号
平成10年4月1日 訓令第2号
平成12年5月12日 訓令第5号
平成13年4月2日 訓令第3号
平成13年8月30日 訓令第8号
平成14年3月28日 訓令第1号
平成14年5月10日 訓令第2号
平成17年3月31日 訓令第8号
平成18年3月31日 訓令第3号
平成19年1月17日 訓令第6号
平成19年2月26日 訓令第12号
平成25年3月29日 訓令第5号